ترفند‌هاي ويژه در كار با نرم‌افزار Word

[Bztajik]

اشاره :
در اين مقاله كوتاه، با چند نكته كاربردي و سودمند در نرم افزار Microsoft Word آشنا مي‌شويد. ...

من طي هفت- هشت سال كار با Word، مجموعه كاملي از كلمات AutoCorrect را جمع‌آوري كرده‌ام كه به نظر خودم خيلي ارزشمنده. مثلاً خيلي از اشتباه‌هاي رايج در تايپ فارسي از جمله كلماتي كه با <نيم‌فاصله> بايد نوشته شوند ولي نمي‌شوند (مثل مي‌رود، مي شود و غيره) در اين مجموعه تعريف شده است. حالا مي‌خوام بدونم چه جوري مي‌تونم اين مجموعه رو در قالب يك فايل نگهداري كنم تا هم Backup داشته باشم هم بتونم به كامپيوترهاي ديگه منتقل كنم؟

چاره:
البته اين ضدحال نيست. ولي اگر فايلتون را از دست بديد، ضدحال بزرگي مي‌شه! البته به خاطر اين دورانديشي و ذكاوتي كه به خرج داديد به شما تبريك مي‌گم. قول بدين وقتي راه‌حل اين كار رو بهتون ياد دادم، يه كپي هم از اون فايلتون براي ما بفرستين! ولي خارج از شوخي، مايكروسافت ابزاري را براي انتقال فايل AutoCorrect به كامپيوتري ديگر تدارك ديده، اما لابه‌لاي صفحات وب‌سايتش گم و گور شده. اگر از Word 2000 استفاده مي‌كنيد، اين ابزار كه فايلي است به نام Macros9.dot را تحت عنوان Word 2000 Supplemental Macros جستجو و پيدا كنيد. در اين ماكرو، برنامه Backup گرفتن از فايل AutoCorrect تعريف شده است. بعد از نصب ماكرو (كه احتمالاً در فولدر Samples زير فولدر Microsoft كپي مي‌شود) بايد آن را باز كنيد.

براي اين منظور، در برنامه Word منوي File و سپس گزينه Open را كليك كنيد. از فهرست كشويي File of Type گزينه (Document Template (*.dot را انتخاب كنيد و سعي كنيد فايل Macros9.dot را پيدا كنيد. بعد از كليك روي Open، كادر محاوره Security Warning ظاهر مي‌شود كه با انتخاب گزينه Always trust به آن پاسخ بدهيد. روي Enable Macros كليك كنيد تا ماكرو باز شود. براي اجرا ماكروي Backup، روي Sample Macros در جعبه كوچك ماكروها كليك كنيد و AutoCorrect Utility را برگزينيد. حالا دكمه Backup را بزنيد و مراحل را دنبال كنيد.

اگر از Word 2002 يا Word 2003 استفاده مي‌كنيد، احتمالاً اين ماكرو قبلاً در سيستم‌تان نصب شده است. براي اطمينان از اين موضوع، با استفاده از قابليت جستجوي Word به دنبال فايل Support.dot بگرديد.
اگر ماكرو قبلاً در سيستم‌تان نصب نشده بود، مي‌توانيد با اجراي برنامه نصب Office از قسمت Add/Remove Programs در كنترل پنل به نصب اين ماكرو بپردازيد.

براي اين منظور، بعد از بالا آمدن برنامه Setup آفيس، گزينه Add or Remove Features را انتخاب و روي Next كليك كنيد. شاخه Microsoft Word را پيدا و باز كنيد. از قسمت Wizards and Templates گزينه More Templates and Macros را علامت زده و Run from my Computer را انتخاب كنيد. در پايان، دكمه Update را بزنيد. حالا فايل Support.dot در سيستم شما نصب شده است. براي باز كردن اين فايل و اجراي ماكرو، همان كارهايي را كه در بالا گفتيم انجام دهيد.

چسباندن متن بدون فرمت
ضد حال:
كار من جمع‌آوري اطلاعات و اخبار روزانه از سايت‌هاي مختلف اينترنت است. يعني اين كه به سايت‌هاي مورد نظرم سر مي‌زنم و هر جا مطلب به‌دردبخوري ديدم انتخاب مي‌كنم. بعد كپي مي‌كنم و ميام تو Word مي‌چسبونم. اين جوري نهايتاً يه فايل Word دارم كه توش پُره از مطالبي كه از سايت‌هاي مختلف جمع كرده‌ام. منتها بدي اين روش اينه كه هر كدوم از قسمت‌ها فرمت متفاوتي دارن. در واقع، هر سايتي با فرمت خاص خودش مطالبش رو نوشته كه وقتي مياريم تو Word يه چيز هچل هفتي مي‌شه. اگه يك راه به من نشون بدين كه بشه فقط خود متن رو توي Word بياريم، بدون فرمت و آت و آشغالايي كه به وب مربوطه، تا آخر عمرم دعاتون مي‌كنم.

چاره:
من مي‌خوام نه يك راه، نه دو راه، بلكه سه راه نشونتون بدم تا خيالم از بابت دنيا و آخرت راحت بشه. دمِ دست‌ترين راه اينه كه متن‌تان را از طريق گزينه Paste Special در منوي Edit داخل Word بياوريد (نه گزينه Paste ) بعد از انتخاب اين گزينه، كادر محاوره‌اي باز مي‌شود كه بايد از آن گزينه Unformatted Text را انتخاب كنيد. با اين كار، فقط متن شما در Word چسبانده مي‌شود بدون اين كه فرمت و شكل و شمايل‌هاي وبي، مزاحم كارتان شوند.

راه دوم اين است كه براي همين گزينه Paste Special يك ماكرو درست كنيد تا مجبور نباشيد هر دفعه به سراغ منوها برويد. مختصراً عرض مي‌كنم كه ماكرو مجموعه‌اي از اعمال و فرامين است كه براي انجام آن‌ها يك كليد از صفحه كليد يا يك دكمه از خط ابزار را فشار مي‌دهيد. يعني مثلاً به جاي اين كه ماوس را برداريد و اعمال گفته شده را انجام دهيد، مي‌توانيد يك ماكرو تعريف كنيد و آن را به كليد مثلاً Alt+F1 اختصاص دهيد. در اين صورت با زدن كليد Alt+F1 انگار كه تمام مراحل فوق را انجام داده‌ايد. درست كردن ماكرو اصلاً كار سختي نيست، در كادر ضميمه بالا‌ روش ساخت آن توضيح داده شده است.

روش ديگر در Word 2002 (همان Word XP) قابل استفاده است. از منوي Tools گزينه Options را انتخاب كرده و بعد از ظاهر شدن كادر محاوره مربوطه، به صفحه Edit برويد. در اين‌جا گزينه Show Paste Options buttons را علامت بزنيد و Ok كنيد. حالا هر وقت چيزي را در Word مي‌چسبانيد (مثلاً با زدن كليد Ctrl+V، كليد سمت راست ماوس، يا حتي شيوه كشيدن و رها كردن)، يك دكمه كوچك ظاهر مي‌شود كه با كليك روي آن مي‌توانيد گزينه‌هاي مختلفي را انتخاب كنيد از جمله Keep Text Only كه همان چيزي است كه شما مي‌خواهيد.

منبع : ماهنامه شبكه

[mjnik]

auto correct در زبان انگليسي جواب مي دهد